PETUNJUK TEKNIS PENDATAAN BAGI SEKOLAH
SD/SDLB/SMP/SMPLB
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN TAHUN 2012
A. Tujuan
Tujuan pendataan tingkat sekolah adalah untuk
memperoleh data secara langsung yang cepat, akurat, valid, lengkap,
dapat dipertanggungjawabkan dan termutakhir. Data dari sekolah akan
digunakan oleh Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan
serta Dinas Pendidikan Provinsi
dan Kabupaten/Kota untuk
perencanaan dan evaluasi
program pendidikan.
B. Kegunaan
Data yang diperoleh
dari sekolah akan
digunakan untuk dasar
perencanaan, evaluasi dan kebijakan
nasional serta dasar bagi pemerintah pusat dan daerah untuk pemberian
bantuan kepada sekolah yang antara lain mencakup program:
1. Bantuan Operasional Sekolah
(BOS) dari sumber APBN
2. Bantuan Operasional Sekolah
dari sumber APBD (BOSDA/BOSP)
3. Rehabilitasi ruang belajar
(ruang kelas, perpustakaan, laboratorium, dls)
4. Dana Alokasi Khusus (DAK)
5. Ruang Kelas Baru
6. Subsidi bagi siswa kurang mampu
secara ekonomi
7. Subsidi/tunjangan bagi guru
8. Dan lain sebagainya
C. Jenis Data
Ada 3 (tiga) kelompok utama jenis data yang dikumpulkan dari sekolah,
yaitu:
1. Data Sekolah (F- SEK)
2. Data Pendidik dan Tenaga
Kependidikan (F-PTK)
3. Data Peserta Didik (F -PD)
Instrumen
dari setiap kelompok
data tersebut telah
menjadi lampiran dari
Peraturan Penteri Pendidikan dan
Kebudayaan No 51
Tahun 2011 Tentang
Petunjuk Teknis Penggunaan Dana
BOS dan Laporan
Keuangan BOS Tahun
2012. Didalam Juknis
BOS 2012, ketiga instrumen
tersebut diberi kode
BOS-01A, BOS-01B dan
BOS- 01C. Untuk penggandaan instrumen
pendataan, setiap sekolah
diharuskan menggunakan
diharuskan instrumen yang
ada dalam DVD
yang akan dikirim
oleh Ditjen Dikdas
ke sekolah atau mengunduh
(download) file terkini
dari dari situs: www.infopendataan.dikdas.kemdiknas.go.id.
Perlu kami informasikan
bahwa terdapat sedikit
penyempurnaan instrumen yang ada di
DVD/situs tersebut dibandingkan dengan yang tercantum dalam
lampiran Juknis BOS.
D. Konsekuensi Bagi Sekolah
Sebagaimana
telah disebutkan sebelumnya,
kelengkapan data yang
akan dikiirm oleh sekolah
akan menjadi dasar
pemberian jenis dan
besar bantuan dari
pemerintah dan pemerintah daerah
kepada masing-masing sekolah. Oleh karena itu, sekolah yang tidak
memberikan data tidak
akan dapat dialokasikan
segala jenis bantuan
kepada sekolah yang bersangkutan.
Demikian juga, data
yang tidak akurat,
akan mengakibatkan
ketidaktepatan jenis dan
besar bantuan yang
diberikan. Sekolah diharuskan memberikan data yang akurat dan
dapat dipertanggungjawabkan, karena data tersebut akan dijadikan dasar untuk
evaluasi dan audit kepada sekolah.
E. Persiapan Pendataan
Berikut
adalah beberapa langkah
yang akan dilakukan
dalam rangka mempersiapkan proses pendataan:
- Ditjen Didkas mengirim surat yang berisikan Petunjuk Teknis Pendataan, DVD dan nomor register kepada seluruh sekolah. Nomor register ini bersifat unik untuk setiap sekolah (berbeda antar sekolah). Oleh karena itu, nomor register ini agar digunakan hanya oleh petugas pendataan di sekolah masing-masing dan disimpan.
- Setelah sekolah menerima surat tersebut, sekolah diharapkan menginstall software tersebut di komputer sekolah dan belajar secara mandiri (atau meminta bantuan kepada pihak lain).
- Ditjen Dikdas akan melatih Tim Data Kabupaten/Kota untuk dapat menguasai penggunaan software sistem pendataan dengan tujuan agar dapat menjadi narasumber di kabupaten/kota masing-masing apabila ada pertanyaan/kesulitan dari sekolah. Direkomendasikan agar Pemda Kabupaten/Kota melatih sekolah dengan dana dari sumber APBD. Akan tetapi, apabila tidak dapat dilakukan pelatihan akibat tidak adanya dana di kabupaten/kota, proses pendataan dari sekolah tetap berjalan, tidak harus menunggu adanya pelatihan dari kabupaten/kota.
- Pemda Kabupaten/Kota dilarang melaksanakan pelatihan kepada sekolah dengan biaya yang dibebankan kepada sekolah (misalnya dari dana BOS).
- Ditjen Dikdas akan membuka akses pendampingan kepada Dinas Kabupaten/Kota, selanjutnya Dinas Kabupaten/Kota melakukan pendampingan kepada sekolah apabila mengalami kesulitan.
F. Mekanisme Pengisian Data
kedalam Sofware Pendataan
Langkah-langkah mekanisme pengisian data sekolah, adalah sebagai berikut:
- Sekolah menggandakan/mengcopy formulir sesuai dengan kebutuhan. Misalnya untuk formulir F-PD digandakan sebanyak jumlah siswa, demikian juga F-PTK.
- Sekolah membagi formulir kepada individu yang bersangkutan untuk diisi secara manual selanjutnya dikumpulkan oleh sekolah.
- Sekolah memasukkan data kedalam sistem database yang telah disiapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar, Kemdikbud.
- Pengisian data dilakukan di sekolah (di komputer milik sekolah) oleh petugas yang ditunjuk oleh kepala sekolah.
- Apabila dalam keadaan tertentu, pengisian data tidak dapat dilakukan oleh sekolah karena tidak ada komputer/listrik atau tidak ada tenaga yang mampu, sekolah dapat melakukan ditempat lain dengan mempertimbangkan efisiensi biaya dan keamanan kerahasiaan data. Jika memungkinkan, disarankan dilakukan di sekolah lain terdekat yang memiliki fasilitas komputer dan tenaga yang terampil atau di Kantor Dinas Pendidikan Kecamatan/Kabupaten.
- Sekolah harus selalu mem-backup data yang telah dientri.
- Formulir yang telah diisi secara manual oleh siswa/guru/sekolah harus disimpan di sekolah masing-masing untuk keperluan monitoring dan audit.
- Setelah data selesai dimasukkan oleh sekolah kedalam sistem database, sekolah mengirim data tersebut secara on-line ke server di pusat dengan cara sesuai petunjuk yang ada dalam DVD.
- Setelah data terkirim ke server secara on-line sekolah melakukan verifikasi data ke kab/kota dengan membawa bukti fisik berupa: daftar absensi siswa (softcopy data hasil entry, absensi kelas, dan dokumen PTK (Ijasah, KTP, NUPTK dan SK Pengangkatan).
G. Pembiayaan
Pada
prinsipnya, proses pendataan
sekolah adalah tanggung-jawab sekolah
masingmasing. Data yang dikirim oleh sekolah adalah untuk kepentingan
sekolah. Sekolah yang telah
memiliki fasilitas komputer
dan perlengkapan lainnya
(modem/internet dls),
pendataan harus menggunakan
fasilitas yang ada.
Dalam hal biaya
yang diperlukan untuk proses
pendataan pada prinsipnya dapat mencakup komponen sebagai berikut:
1. Biaya penggandaan formulir
2. Biaya penyewaan
komputer/internet
3. Biaya jasa pemasukan data
Komponen pembiayaan tersebut dapat diambil dari dana BOS, dengan
ketentuan sebagai berikut:
- Sekolah yang telah memiliki komputer dan telah berlangganan internet secara reguler di sekolah, tidak diperkenankan ada pengeluaran khusus penyewaan komputer/internet untuk proses pendataan. Biaya untuk penyewaan komputer/internet hanya diperkenankan bagi sekolah yang tidak memiliki fasilitas tersebut.
- Sekolah yang telah memiliki tenaga operator komputer yang secara rutin memiliki tugas pendataan dan telah dibiayai secara rutin oleh sekolah, sekolah diharapkan memanfaatkan tenaga tersebut untuk pemasukan data sebagai tugas rutinnya.
- Besar biaya untuk penggandaan, penyewaan komputer/internet dan jasa pemasukan data harus mengikuti batas kewajaran setempat. Batas kewajaran ini harus dibuktikan dengan bukti pengeluaran yang sah, disimpan oleh sekolah untuk keperluan audit.
Bentuk dan format perhitungan komponen pembiayaan
dapat mengikuti contoh format sebagai berikut (sebagai contoh perhitungan biaya
pendataan, dengan jumlah siswa sebanyak 400 siswa, PTK sebanyak 40 orang, biaya
untuk pengandaan Rp. 200/lembar dan biaya entri Rp.1,000/halaman):
H. Schedule
Proses pendataan di tingkat sekolah pada prinsipnya
dapat dilakukan secepatnya, tidak harus menunggu masa penerimaan siswa tahun
ajaran baru.
- Pelatihan kepada Dinas Kabupaten/Kota dengan penyerahan DVD Pendataan Dikdas: Maret 2012
- Pengiriman surat/Juknis/DVD/Nomor register dari Ditjen Dikdas ke Sekolah: MaretApril 2012
- Sekolah mempelajari software pendataan: Maret-April 2012
- Penggandaan instrumen dan pembagian ke siswa dan guru: paling lambat akhir April 2012
- Pengisian instrumen secara manual oleh siswa/guru/sekolah dan proses pengumpulan: paling lambat pertengahan April 2012
- Pengisian data TA 2011/2012 kedalam sistem data base: Paling lambat pertengahan Mei 2012
- Pengiriman data TA 2011/2012 ke server Kemdikbud: paling lambat awal Juni 2012
- Updating Data TA 2012/13: Juli-Akhir Agustus 2012
- Pengiriman ke server Kemdikbud: Paling lambat awal September 2012
- Verifikasi data oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota: Maret-September 2012
I. Alamat Konsultasi:
Biala terjadi kesulitan dan pertanyaan terkait dengan proses pendataan,
sekolah dapat menghubungi:
1. Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota
masing-masing
2. Menghubungi Tim Pendataan
Kemdikbud:
·
Telephon:
·
Fax: 021-5725613
·
Email : sekretariatdikdas@gmail.com